Todoist: Una herramienta de productividad perfecta
Hoy os vamos a hablar de Todoist, un gestor de tarea muy popular que destaca por su diseño intuitivo y funcionalidades.
¿Qué es Todoist y por qué es tan popular?
Todoist es una aplicación de gestión de tareas y proyectos desarrollada por Doist. Desde su lanzamiento, ha ganado muchos adeptos por su interfaz sencilla, organizando las tareas en proyectos que a su vez pueden subdividirse, y la capacidad de la herramienta para adaptarse a diversos estilos de trabajo, con características como etiquetas, recordatorios, etc.
Inlcuye opciones como Fecha límite y Prioridad para que te enfoques en lo más importante y es además compatible con smartphones, PC, navegadores, etc para poder acceder a la herramienta en cualquier momento.
Ventajas y desventajas de Todoist
| Descripción | |
|---|---|
| Ventajas de Todoist | |
| Estructura personalizable | Permite dividir grandes proyectos en tareas y subtareas organizadas. Ejemplo: proyecto «Tesis» con subtareas como «Investigación», «Borrador» y «Correcciones». |
| Método de productividad GTD | Compatible con el sistema GTD (Getting This Done) , facilitando la captura, clasificación, priorización y ejecución de tareas. |
| Sincronización perfecta | Sincronización instantánea entre dispositivos como smartphones, tablets y smartwatches, para que no pierdas información importante. |
| Adaptación a equipos | Ideal para entornos laborales gracias a la posibilidad de asignar tareas, comentar y rastrear avances en proyectos compartidos. |
| Limitaciones de Todoist | |
| Costo Premium | El plan gratuito tiene funciones limitadas; para un uso intensivo es casi obligatorio pagar la suscripción premium. |
| Competencia feroz | Alternativas como Notion, Asana y ClickUp son opciones fuertes, especialmente para quienes buscan mayor integración de bases de datos. |
| Falta de opciones offline avanzadas | Aunque puedes acceder sin conexión, la sincronización de cambios realizados offline requiere conectividad activa. |
¿Cómo se usa Todoist?
Los precios de Todoist, son los siguientes:
El plan gratuito te permite hasta 5 proyectos personales y las mínimas características disponibles. El Plan Pro, que tiene un costo de 4 euros al mes, ya permite hasta 300 proyectos personales e integra un asistente de Inteligencia Artificial.
El plan Business, con un costo de 6 Euros mensuales, permite un espacio compartido en equipo con hasta 500 proyectos, hasta 1000 caprpetas y funciones de facturación y roles de equipo.
A continuación, te explico cómo usarla paso a paso:
1. Crear una cuenta
- Regístrate en Todoist usando tu correo electrónico o tus cuentas de Google/Apple.
- Puedes usar la versión gratuita o suscribirte a la versión premium para desbloquear funciones avanzadas.
2. Crear proyectos
- Divide tus tareas en proyectos. Por ejemplo, podrías tener un proyecto para «Trabajo», otro para «Universidad» y uno más para «Vida personal».
- Organiza tus proyectos en carpetas y subcarpetas si tienes muchas tareas relacionadas.
3. Añadir tareas
- Haz clic en el botón de «Añadir tarea». Escribe lo que necesitas hacer y selecciona:
- Fecha límite: Establece cuándo debe completarse.
- Prioridad: Usa niveles de prioridad para destacar lo más importante.
- Etiquetas: Agrupa tareas similares usando hashtags como #urgente o #llamadas.
4. Planificación y organización
- Vista de «Hoy» y «Próximos días»: Consulta tus tareas por fechas para enfocarte en lo inmediato.
- Funciones de arrastrar y soltar: Reorganiza tareas según cambien tus prioridades.
- Recordatorios y repetición (en la versión premium): Configura alertas o tareas recurrentes, como «Pagar la renta cada mes».
5. Colaboración en equipo
- Comparte proyectos con otras personas, como colegas o familiares.
- Asigna tareas a otros miembros del proyecto y realiza seguimiento del progreso.
6. Sincronización e integraciones
- Todoist sincroniza automáticamente tus datos en todas las plataformas donde esté instalado (móvil, escritorio, navegador, etc.).
- Conecta con otras herramientas: Google Calendar, Slack, Trello, Zapier, y más para centralizar tu flujo de trabajo.
Alternativas a Todoist
Existen varias herramientas similares que ofrecen características únicas. Aquí tienes algunas de las más populares:
Comparativa de Alternativas a Todoist
| Herramienta | Características Clave | Ideal para | Limitaciones | Precio |
|---|---|---|---|---|
| Todoist | Minimalista, etiquetas, integraciones con herramientas populares. | Uso personal y profesional, usuarios multitarea. | Algunas funciones clave requieren versión premium. | Gratis / Premium desde $4 al mes. |
| Notion | Bases de datos, notas, plantillas personalizables, integración de tareas. | Usuarios que buscan flexibilidad y organización avanzada. | Curva de aprendizaje alta para usuarios nuevos. | Gratis / Premium desde $8 al mes. |
| Asana | Gestión visual de proyectos con listas, tableros y calendarios. | Equipos que manejan proyectos complejos. | Puede ser excesivo para uso personal. | Gratis / Premium desde $10.99 al mes. |
| Microsoft To Do | Simplicidad, integración con Outlook y Teams. | Usuarios de Microsoft y tareas básicas. | Funciones avanzadas limitadas. | Gratis. |
| TickTick | Temporizador Pomodoro, seguimiento de hábitos, etiquetas avanzadas. | Usuarios que buscan funcionalidades adicionales sin salir de la app. | Funciones premium necesarias para aprovechar todo su potencial. | Gratis / Premium desde $2.79 al mes. |
| Trello | Tableros visuales basados en Kanban, integración con múltiples apps. | Personas visuales y equipos pequeños. | No tan efectivo para tareas con fechas estrictas. | Gratis / Premium desde $5 al mes. |
| ClickUp | Gestión todo-en-uno: tareas, documentos, calendarios y más. | Equipos grandes con necesidades multifuncionales. | Puede ser abrumador para usuarios nuevos. | Gratis / Premium desde $5 al mes. |
| Google Tasks | Integración con Gmail y Google Calendar, simplicidad extrema. | Usuarios del ecosistema Google que buscan simplicidad. | Funciones muy básicas. | Gratis. |
Recomendaciones Generales
- Para uso personal básico: Microsoft To Do o Google Tasks.
- Para proyectos visuales o en equipo: Trello o Asana.
- Para usuarios avanzados o con múltiples flujos: Notion o ClickUp.
- Para una experiencia Todoist con extras: TickTick.
¿Merece la pena Todoist?
He usado la herramienta un par de dias, y definitivamente Google Calendar ya no existe más para mi. Su interfaz es más que simple e intuitiva, sin funciones accesorias que no vamos a utilizar.
Permite una gestión de cualquier tarea que te propongar, desde la compra del supermercado hasta cualquier proyecto en tu trabajo o Universidad.
Para un usuario corriente, que no necesita compartir trabajos con otras personas la versión gratuita puede ser suficiente, pero merece realmente la pena pagar por el plan superior donde la opción recordatorio automático es muy útil.
