Deshabilitar el modo de Intercambio en Caché es crucial, especialmente si tu organización utiliza perfiles para usuarios o infraestructura de escritorios virtuales (VDI). En estos casos, este modo obliga a Outlook a crear un nuevo archivo OST cada vez que un usuario inicia sesión, lo que genera tiempos de carga lentos y problemas de rendimiento.
En esta guía, te explicamos paso a paso como descargar y aplicar Políticas de Grupo (GPO) para deshabilitar el modo de intercambio en caché para todos los usuarios. También mencionamos una herramienta de conversión de OST para recuperar elementos de correo de archivos OST huérfanos al desactivar este modo mediante GPO.
El Modo de Intercambio en Caché es una función exclusiva de Outlook que crea un archivo de Tabla de Almacenamiento sin Conexión (OST) para guardar los elementos de correo localmente. Esto permite un acceso rápido a los correos al abrir Outlook, incluso con conexiones de red débiles o inexistentes. Por defecto, al agregar una cuenta de Microsoft Exchange, Office 365 o Outlook.com, el perfil se configura en este modo.
Pasos para deshabilitar el modo de intercambio en caché de Outlook usando políticas de grupo
Para activar o desactivar funciones de Outlook, como el modo de intercambio en caché, los administradores del sistema tienen que descargar y usar las plantillas administrativas de Políticas de Grupo (ADM, ADMX/ADML) y las herramientas de personalización de Office (OPAX/OPAL) para Microsoft Office. Según la versión de Outlook utilizada, descarga la plantilla correspondiente desde los siguientes enlaces:
- Archivos de plantillas administrativas para Office 2010
- Archivos de plantillas administrativas para Office 2013
- Archivos de plantillas administrativas para Microsoft 365 (Office 365), Office LTSC 2021, Office 2019 y Office 2016
Tras descargar la plantilla adecuada, sigue estos pasos para deshabilitar el modo de intercambio en caché mediante GPO:
- Ejecuta el archivo de la plantilla descargada (ejecutable). Acepta los términos de la licencia y haz clic en «Continuar»
2. Selecciona una carpeta, preferiblemente en el Escritorio, y haz clic en «Aceptar«. Por ejemplo, crea una carpeta llamada «GPO Office 2019«
3. Accede a la carpeta GPO Office 2019 para encontrar los archivos y carpetas extraídos: admin, admx y un archivo XLS.
4. Abre la carpeta admx y copia todos los archivos outlkxx.admx
5. En el Explorador de Archivos, navega a C:\Windows\PolicyDefinitions y pega los archivos .admx.
6. Regresa a la carpeta extraída y copia los archivos adml desde admx\es-es (para inglés)
7. Pega los archivos outlkxx.adml en C:\Windows\PolicyDefinitions\es-es
8. Presiona la tecla Windows, busca y abre la consola de Administración de Políticas de Grupo.
9. Haz clic derecho en Plantillas Administrativas bajo Configuración de Usuario o el grupo de seguridad donde deseas aplicar la política, y selecciona «Crear un GPO en este dominio y vincularlo aquí…«.
10. Ingresa un nombre para el GPO, como «Deshabilitar Modo de Intercambio en Caché«, y haz clic en «Aceptar».
11. Haz clic derecho en la política creada y selecciona «Editar«.
12. Navega a Configuración de Usuario > Plantillas Administrativas > Microsoft Outlook 20xx (según la versión) > Configuración de Cuenta > Exchange > Modo de Intercambio en Caché.
13. Busca y haz doble clic en «Configuración de sincronización del Modo de Intercambio en Caché«. Selecciona «Deshabilitado» en las propiedades.
14. Haz clic en «Aplicar» y luego en «Aceptar»
El modo de intercambio en Caché se desactivará para todos los usuarios conectados al dominio. Es necesario que cualquier usuario cierre sesión y volver a iniciarla para que los cambios surtan efecto. La política se aplicará de inmediato, evitando que Outlook cree archivos OST. A partir de ahora, Outlook funcionará solo en Modo en Línea, requiriendo una conexión de red estable con el servidor de correo para operar sin errores. Los cambios se actualizarán inmediatamente en el buzón.
Llegados a este punto, noes aconsejable deshabilitar el Modo de Intercambio en Caché a menos que tu organización use perfiles y escritorios virtuales. Solo desactívalo si deseas evitar que Outlook cree un nuevo archivo OST en cada inicio de sesión. Si faltan elementos, puedes escanear los archivos OST huérfanos para extraer y guardar los elementos perdidos en formato PST usando una herramienta como Stellar Converter para OST. Luego, importa el PST al perfil de Outlook de los usuarios o exporta los elementos directamente a los buzones en Exchange Server o Office 365 usando el software.
