El fabricante nos da a conocer los beneficios del proceso de escanear imágenes descentralizado a través de este tutorial dedicado a profesionales y PYMES.
La tendencia actual en el entorno profesional es descentralizar/distribuir el proceso de escaneo. Así, los documentos se escanean e introducen en la red de trabajo desde la ubicación desde la que fueron creados, recibidos o manipulados por un trabajador. Dentro de esta nueva tendencia, existen dos variantes.
Escaneo Distribuido
Escanear los documentos justo al recibirlos desde la ubicación en la que nos encontramos. Ha dado pie a la comercialización de escáneres más pequeños, más baratos y con más rendimiento y calidad de imagen. Los fabricantes de software han creado programas para procesar capturas de imágenes que necesitan menos recursos del equipo y que permiten al usuario escanear documentos e introducirlos en su gestor de documentación (sistemas LOB o ECM).
La oferta de Plustek cuenta con el modelo SmartOffice PS286 Plus como mejor representante de este tipo de escaneado. Gracias a su reducido tamaño, puede emplazarse en todo tipo de escritorio. Esta nueva solución profesional y asequible es capaz de escanear una gran variedad de documentos en A3, incluso tarjetas de plástico y/o de visita a 600ppi. Su formato dúplex y a color lo dotan de una gran versatilidad.
El dispositivo cuenta con tres botones pre-configurados para funciones de cursor, arriba y abajo, y escanear. Puede crear archivos PDF con búsqueda de texto, escanear para enviar por correo electrónico, escanear para envío a FTP, OCR, BCR, copiar y/o archivar documentos pulsando sólo un botón.
A través de su puerto USB 2.0, puede trabajar con un ciclo de 1.500 hojas por día. Con una velocidad de hasta 50 imágenes por minuto.
Escaneo Distribuido Móvil
Los documentos se escanean, gestionan y registran de forma más rápida. Aporta grandes beneficios a la hora de digitalizar textos y trabajos.
En este caso, los documentos se escanean e introducen en la red de trabajo, independientemente de dónde se encuentre el trabajador (aeropuerto, taxi, oficina, etc…). Por ejemplo, cuando se realiza una entrega de mercancías, el camionero puede escanear y enviar su albarán firmado en el momento. Y la factura es cargada justo cuando la entrega se ha hecho. Mucho más rápido que si tuviera que enviar por correo los documentos a la oficina central para ser procesados. El modelo MobileOffice S400 es una de las mejores opciones que Plustek tiene para esta práctica.
Tecnología del Escaneo Distribuido Móvil
Los escáneres de este tipo, como el MobileOffice S400, son pequeños, ligeros, resistentes, eficientes, de bajo consumo, portátiles y alimentados por USB y son compatibles con ordenadores portátiles, netbooks, smartphones y otros móviles. Funcionan al igual que sus mayores. Procesan papel a una velocidad de 3ppm y 600ppi, al igual que folletos y tarjetas de visita y puede enviarlos de forma inmediata a las oficinas de los usuarios para ganar en rapidez y productividad y reducir notablemente los costes. Y digitalizan la imagen para que el ordenador la reconozca (en formatos JPG., TIFF. o a través de la función, Búsqueda por PDF).
Dispositivos como el MobileOffice S400 ofrecen una alta calidad de imagen y permiten un preciso OCR (Reconocimiento de caracteres óptico) por parte de los sistemas de gestión de documentos, ECM o LOB. Para ello, deben ser compatibles con dichos sistemas.
En resumen, un escáner portátil tiene 4 grandes beneficios:
• Más eficacia
• Mejora los procedimientos (clasifican mejor los documentos en carpetas, gracias a la función exclusiva de Plustek, DI Capture)
• Mejorada seguridad de los documentos
• Reduce costes (sustituyen por completo a fotocopiadoras y faxes)
Consejos para escoger un escáner portátil
• ¿Es suficientemente pequeño y ligero para llevarlo en una funda/bolsa de transporte?
• ¿Se puede montar en la cabina de un camión o una furgoneta?
• ¿Puede crear documentos de forma precisa independientemente de su ubicación y orientación?
• ¿Hay forma de verificar que la imagen ha sido escaneada correctamente de forma inmediata tras el escaneo?
• ¿Pueden guardarse las imágenes escaneadas en un entorno seguro cuando se escaneen datos confidenciales como resultados médicos o datos bancarios?
• ¿Tiene procesador de imagen sofisticado para asegurar un preciso OCR?
• Si necesitas escanear un documento de muchas páginas, ¿tiene el escáner un alimentador automático?
• ¿Es lo suficiente rápido para cubrir tus necesidades de trabajo?
Conclusiones
El escaneo distribuido mejora la eficacia, organización y procedimientos de una empresa. Escoger el escáner adecuado, que pueda trabajar con todo tipo de papel, ofrezca alta calidad de imagen y mantenga los niveles de seguridad de datos, es garantía de éxito.